Betriebsprüfung - digitale Aufbewahrung

lief die Umsatzsteuerprüfung beim Steuerbüro ab.
Einnahmen kommen aufs Konto und der Beleg der als PDF kommt drucke ich aus und füge sie meinen Steuerpapieren hinzu. So umgehe ich eine digitale Speicherung.

Es muss immer der Original-Beleg aufgehoben werden. Bei einer elektronischen Rechnung ist das die Datei, nicht der Ausdruck!
Mein Steuerberater erhält alles über ein Datev-System in elektronischer Form (also Papierbelege gescannt). Die Papierbelege werden bei mir 10 Jahre aufbewahrt. Elektronische Belege werden hochgeladen und bei mir nochmal gesichert, was ich aber nicht müsste.
Die Erfahrung meines Beraters ist, dass nur noch anhand der gescannten Belege geprüft wird und die zusätzlichen Papierbelege in der Regel nicht verlangt werden. Das gilt natürlich nur, wenn es keine extremen Ungereimtheiten gibt.
Vorteil des elektronischen Systems für mich ist, dass ich mich um Aufbewahrungsfristen etc. nicht kümmern muss. Das macht die Software und diese ist vom Finanzamt anerkannt und fälschungssicher. Außerdem spare ich mir Postweg bzw. Fahrerei. Was ich hochlade kann mein Steuerberater sofort einsehen und buchen.

Das Finanzamt erwartet im Rahmen einer ordnungsmäßigen Buchführung, dass digitale Belege unveränderbar sind. Dazu brauche ich zwingend ein Dokumentenmanagementsystem.
Denn sobald ich in der Buchhaltung digitale Belege – egal ob Ein- oder Ausgangsrechnungen – verbuche, genügt die normale Speicherung dieser Belege auf dem PC nicht mehr den strengen Anforderungen der Finanzverwaltung zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung digitaler Belege (GoBD seit 1.1. 2015).
Speichere ich die digitalen Belege als Word- oder pdf-Datei auf meinem PC ab, gibt es keine unveränderbare Historisierung.
Das bedeutet im Klartext:
Würde das Finanzamt meine Buchhaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung überprüfen und stößt dabei auf die Archivierung digitaler Belege auf dem PC, wäre das ein erheblicher Verstoß gegen die GoBD.
Das könnte schlimmstenfalls zu Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz führen und damit zu Steuernachzahlungen.
Ich benötigen also ein Dokumentenmanagementsystem, dass die Unveränderbarkeit digitaler Belege gewährleistet.
Für welche Form des Dokumentenmanagementsystems ich mich entscheide, bleibt mir überlassen. Hierzu gibt es keine Vorgaben der Finanzverwaltung. Ich kann dieses System in der Hardware, in der Software oder sogar in einer Cloud implementieren.
Empfehlenswert ist eine Gespräch mit dem Steuerberater.

Schreibe ich Rechnungen in Word oder Excel und speichern diese ab, handelt es sich um einen digitalen Beleg, für dessen unveränderbare Archivierung ich ein Dokumentenmanagementsystem benötigen. Auf welchem Weg ich die Rechnung verschicken, ist egal.

Schreiben ich Rechnungen dagegen in Word oder Excel, drucken diese zweifach aus, schicken eine Version an den Kunden und heften die andere bei meinen Buchhaltungsunterlagen ab, haben ich erst einmal nur eine Papierrechnung. Speichern ich diese Rechnungen dann allerdings noch zusätzlich intern ab, müssten ich streng genommen wieder ein Dokumentenmanagementsystem anschaffen.

Elektronische Rechnungen müssen digital in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Ein Ausdrucken und eine Aufbewahrung in Papierform genügt nicht.

Bei der Archivierung von Rechnungen muss ich sicherstellen, dass diese mindestens 10 Jahre jederzeit ohne größeren Aufwand gelesen und ausgewertet werden können.