Wichtige Info zur Anmeldung 4SH-24

Liebe zukünftigen Teilnehmer des 4SH-Festival-24,

es freut uns, dass ihr euch bereits für die Veranstaltung angemeldet habt, und es nicht erwarten könnt, im nächsten Jahr wieder mit uns gemeinsam zu Feiern. Viele von euch waren bereits bei den vergangenen Veranstaltungen dabei und andere werden das erstmal dabei sein.

Von Jahr zu Jahr wurden die Willigen immer mehr und mehr und umso größer wurde die Veranstaltung. Im aktuellen Veranstaltungsjahr hatten wir die maximale Anzahl an Anmeldungen auf 400 limitiert. Die verfügbaren Plätze waren relativ schnell vergeben, sodass die Warteliste wuchs und wuchs. Viele auf der Warteliste konnten, durch Abmeldungen, nachrücken und noch einen der begehrten Plätze ergattern.

Je näher der Veranstaltungstermin rückte und der Andrang nicht nachließ, umso mehr mussten wir uns Gedanken machen, wie wir die Anmeldungen und zu erwartenden Abmeldungen so steuern konnten, dass wir mit nahezu allen Angemeldeten rechnen konnten. Wir haben dafür an allen Angemeldeten appelliert, dass sie sich doch bitte Abmelden sollen, wenn sie eine Teilnahme nicht auf Teufel komm raus garantieren könnten, um denen die Möglichkeit der Teilnahme zu ermöglichen, die auch bei Sturm und Regen und Alieninvasion auf jeden Fall erscheinen würden.

Doch leider gestaltete es sich, wie so oft, genau gegenteilig. Anstatt sich rechtzeitig (min. 2 Monate vorher) abzumelden, reduzierten sich die Anmeldezahlen wenige Wochen bzw. Tage vor Beginn des Events drastisch. Viel zu kurzfristig für alle, welche noch teilnehmen hätten wollen, umzudisponieren. Trotz intensiver Bemühungen, konnten die Abmeldungen nicht kompensiert werden. Immerhin blieb die Anmeldeliste bei knapp 330 Anmeldungen. Diese hätten geradeso gereicht die Kosten mit viel Geschick zu deckeln.

Allein dieses war schon ärgerlich, aber noch zu verkraften und hatten wir in der Planung unseres worst case Szenario mit einbezogen. Womit wir jedoch nicht gerechnet hatten war, dass nochmal über 100 Angemeldete einfach nicht erscheinen wollten. Letztendlich hatten wir knapp über 50% zahlende Teilnehmer von mindestens 80% kalkulierten Teilnehmern plus Puffer um auch den unwahrscheinlichen Fall von 100% Teilnehmer abdecken zu können.

Lange Rede kurzer Sinn. Ab einer bestimmten Größe ist es unmöglich so ein finanzielles Risiko ohne gesicherter Vorfinanzierung zu tragen. Wir haben unsere Köpfe zusammengesteckt und überlegt wie wir es schaffen können dieses finanzielle Sprungtuch zu weben, um den Fall eines finanziellen Absturzes abzufedern, ohne alle Teilnehmenden zur verprellen.

Wir haben uns schweren Herzens dazu entschieden ein abgemildertes Vorkassemodell mit prozentualer Anzahlung, ohne Möglichkeit der Erstattung ab einem bestimmten Zeitpunkt der Planungsphase, umzusetzen.

Die genauen Details , das Procedere und Umsetzung müssen wir noch detailliert ausarbeiten. Sobald das geschehen ist, werden wir euch umgehend informieren.

Wir bauen auf euer Verständnis und freuen uns, euch alle wieder auf dem 4SH Festival 2024 begrüßen zu dürfen.

Ganz versaute Grüße

Euer ORGA Team 4SH