Es ist eine Lebensaufgabe, die man nur einmal macht, also das zurückliegende.
Ich bin auch dabei - schon lange. Das laufende sowieso - und eine sehr gut überlegte Ablagestruktur, um auch nie wieder lange suchen zu müssen.
Für das zurückliegende nur sehr gute Geräte, die vor allem nicht nur hochauflösend sind, sondern auch langlebig. Und schnell !
Für kopierte Fachartikel und anderes mit großem bis sehr großem Umfang: Canon Image Formula DF120. Ich bin nicht top zufrieden, aber hinreichen. Bei mittlerer Auflösung und s/w, was in vielen Fällen ausreicht, blitzschnell, beidseitig. Beim Scannen Leerblätter mit aktivieren, weil da oft noch Bleistiftnotizen sind, und gerade die sind wertvoll. Ich habe zwei dieser Geräte an zwei unterschiedlichen Standorten und je nachdem wo ich arbeite, kann ich stets mal wieder ne Stunde scannen.
Für das alltägliche Sofortscannen der laufenden Dinge habe ich einen Scansnap Mini. Der geht auch mit auf Reisen.
Vor dem Speichern aber die wirklich unnötigen Leerblätter gleich rauslöschen. Datenhygiene betreiben.
Man kann beim CANON verschiedene Profile mit unterschiedlichen Ablageordnern erstellen.
Die Dateibenennung mache ich manuell und tagesaktuell, weil in meinem System mit vorangestelltem Datum und mit einer Dokumententypbezeichnung codiert ist, was ich entscheide und keine OCR entscheiden kann. Dafür kann ich dann nach Datum (sortiert sich in einem EDV-Ordner selbst) und nach Stichworten suchen.
Unbedingt: Tägliche Datensicherung ZWEIFACH. Ich habe tatsächlich schon mal einen ganzen Aktenordner hochinteressanter Schulungsunterlagen verloren, die ich bereits geschreddert hatte. Ich hatte den Content selbst weiter nutzen wollen.
Es war ein Systemausfall am PC UND gleichzeitig auf der Backup-Platte. Damals hatte ich nur eine anstatt zwei.
Dann: Stempel "gescannt" mit Datumsvermerk auf die gescannten Dokumente drauf. Vor dem Schreddern noch eine Zeitlang aufbewahren. Das Schreddern dann später mal - zwei Schredder parallel, eventuell mit einem Helfer. Ich gebe nichts außer Haus und hole auch keine Unternehmen dafür rein.
Schredder: Da habe ich einen PEACH und werde zusätzlich noch einen mit noch höherer Qualität kaufen.
Es stehen noch minderwertigere herum, zum Teil geerbt. Die verkaufe ich über Kleinanzeigen. Hat gar keinen Wert, sich auf langsames Tempo einzulassen. Das ist vergeudete Lebenszeit.
Schreddern nicht in der Wohnung - macht Staub und eins kommt zum anderen.
Bei mir ging es um anfänglich 2000 (zweitausend) Aktenordner, nämlich noch um berufliche Unterlagen, die weiter benutzt werden können/sollen. Inzwischen bin ich runter auf ca 500.
Noch ein wichtiger Tipp zu den eigentlich aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Einige sind wirklich vorschriftsmäßig zu behalten, verfallen dann aber eines Tages definitiv und schlagartig. Und weil sie dann auch von mir selbst nicht mehr gewünscht werden, trägt jeder Aktenordner zwei Hinweise:
Kontrollieren am "Datum" - ein 31ter Dezember gegen Ende der Aufbewahrungspflicht. Da wird nochmal durchgeschaut, ob doch noch was gescannt werden soll.
Und zwei Jahre später ein Datum nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht: Da wird unbesehen komplett entsorgt, weil jegliche Frist und jegliches Interesse verstrichen sind. Und weil ja vorher noch ne Kontrolle war.
Vorteil: Man spart sich das Scannen.
Man spart sich ebenfalls das Scannen, indem man bei dermaßen vielen Dokumenten vor dem Scannen überlegt, ob man das nochmal braucht. Bei ZWEIFELSFREIEM NEIN, also alten völlig überholten technischen Unterlagen, Prospekten, Buchkopien - sofort weg. Vieles geht sogar ungeschreddert.
Da ich schnelles Equipment habe, darf ich meine Zweifelsgrenze hoch ansetzen und auch mal etwas zuviel scannen. Besser als zu wenig. Aber so einiges spart man sich eben doch.
Und: Sehr kritisch mit allen "heiklen" Dokumenten sein ! Mir hat es in einem Gerichtsprozess genutzt, doch noch die original unterschriebenen Dokumente zu haben, obwohl es keine Aufbewahrungspflicht gab und die schon 20 Jahre alt waren. Das muss jeder für sich selbst entscheiden.
Der "Gescannt Stempel" mit notfalls handschriftlichem Datum ist extrem wichtig und spart immens viel Doppelarbeit.
Dann einen monatlich schrumpfenden Akten-Verhau zu sehen, motiviert alleine schon.
Und im täglichen Büroleben ? Alles sofort durch den Schredder, was tatsächlich nicht benötigt wird.
Mit dem geschredderten Zeug kann man übrigens kleine Plastiktüten füllen, die man verklebt. Wunderbares Polstermaterial beim Versenden bruchgefährdeter Sachen. Nie wieder Styroporchips, nie wieder Geld für Polstermaterial. Und der Empfänger kann das auch easy entsorgen.
Hatte ich mal säckeweise Geschreddertes, so durfte das beim Recyclinghof auf die Kartonagen-Container gut verschlossen oben mit drauf.
Die Aktenordner ? Ich zerlege die tatsächlich von Hand mit Muskelkraft - Metallteile zum Altmetall, Kartonteile zu den Kartonagen. Spart Hanteln und Sportstudio.
Und nur die sehr guten Aktenordner werden weiter verwendet. Ich kaufe seit Jahren keine Aktenordner mehr.
Mein System führte tatsächlich schon dazu, dass ich einen kompletten Raum im Haus frei bekommen habe, der früher ein "Archiv" war.
Nach Abschluss der Arbeit werde ich verkaufen - alles außer dem, was man im Alltag benötigt und zwar 1 mal. Da kommt dann wenigstens ein Teil des eingesetzten Geldes wieder zurück. Das gibt dann dafür mal eine "Fertig-Gescannt-Aufatmen-Party"
tatsächlich beim gekillten Schredder gehabt und und geölt. Auf Papiermenge geachtet... und dennoch Pech gehabt.
