Ich bin auch "Betroffener", jedoch aus Gründen, dass ich familiär (Todesfall und noch viel mehr) bedingt nahezu zwei Jahre lang nicht mehr abgelegt habe und nun einen riesigen Verhau aufarbeiten muss. Teilweise unter dem Druck von Behördenfristen. Das allerwichtigste habe ich bereits geschafft und das ging so:
1) Einen kompletten Durchgang machen in dem es erstmal nur darum geht, das dringendste und das wichtigste (das sind zwei unterschiedliche "Sorten") heraus zu ziehen und erstmal nur dieses zu bearbeiten. Rest gnadenlos liegen lassen - ich hatte dafür einen eigenen extra Schreibtisch in einem eigenen Zimmer.
2) Zweiter Durchgang für dieses erste "Filtrat": Alles was unbedingt SOFORT zu machen ist, auch wirklich SOFORT erledigen. Und dafür eben diese Heftstreifen zu verwenden - und auf jeden Vorgang vorne drauf ein Leerblatt und da mit Hand eine Wiedervorlage schreiben. Dann in die benötigte Anzahl Ordner reinhängen - sinnvoll beschriften - unbedingt - sorgfältig.
Ab dann hat man den benötigten Seelenfrieden, indem man weiß, dass man langsam die Sache in den Griff kriegt und nicht mehr fremdgetrieben durch versäumte Fristen und Rückstände ist, sondern selber wieder bestimmen kann.
3) Ab nun morgens als erstes: Die Wiedervorlage anschauen (besser sogar noch am Abend davor). Das zuerst machen.
Um vom "ganzen Rest" jeden Tag ein, zwei Stunden. Und nicht mehr den Anspruch haben, dass alles auf einmal gemacht werden muss.
Vorsortieren - dann kann man Blöcke bilden.
Kleinbelege wie zum Beispiel Tankquittungen: Ich klebe die mit (teuer aber seeeehr gut) FIX-O-GUM auf weißes Papier und sortiere nach Sorten, dann Jahren, dann Monaten (wieder die Heftstreifen).
Vorteil: FIX-O-Gum ist löslich, habe ich was falsch aufgeklebt, kann ich es wieder vorsichtig lösen und korrigieren. Vorteil des weißen Papiers (nein, ist keine Verschwendung): Mann kann am Rand neben den Belegen - und nicht auf diesen drauf ! - Notizen machen, zum Beispiel MWSt rausrechnen oder so.
Mit diesen wenigen grundlegenden Ansätzen schaffe jedenfalls ich, aus dem Dilemma eines riesigen scheinbar nicht mehr zu bewältigenden Rückstandes, heraus zu kommen.
Nochn Tipp: Bei dem ganzen Rest mal an einem sonnigen Tag einen extra Durchgang machen und zwar einen "Schredder-Entscheidungs-Trip".
Einen guten (teuren) Papierschredder daneben stellen, und alles was man anfasst nur dieses eine Mal entscheiden und entweder sofort vernichten, oder in die nächste Vorsortierung geben - zum Beispiel nach Art des Beleges, Herkunft, Jahrgang oder wie auch immer.
Das kann unter Umständen dazu führen, dass man am Abend die Hälfte vom Rest auch schon wieder los ist. Geschreddertes in Müllsäcke - ich jedenfalls darf die bei "meinem" Recyclinghof gut zugebunden oben drauf auf die Pappkarton-Container legen. Weg damit.
Nochn Tipp zum Digitalisieren - also so mache ich es: Ich habe mir einen Stempel gekauft "Gescannt" - zusätzlich zu dem Stempel "Posteingang am". Den gescannt-Stempel ergänze ich handschriftlich mit dem Datum.
Wichtige Scans erst Datensicherung haben - dann Papier vernichten.
Manches muss auch als Papier aufbewahrt werden !
Ich habe mich von dem Anspruch gelöst, alles komplett zu digitalisieren. Wenn ich die Papierablage sauber habe, weiß ich erstmal, wo ich was finde und bin handlungsfähig. Langfristig will ich aber digitalisieren - also mache ich das ab sofort JEDEN TAG mit ALLEM, was neu rein kommt.
Das geht so: Wichtiges sofort digitalisieren, sofort einen Erledigungstermin setzen - drauf schreiben. Oder sogar gleich machen wenn möglich oder sinnvoll.
Unwichtiges hingegen SOFORT wegschmeissen.
Es gibt bei mir tatsächlich Sachen, die gehen ungeöffnet durch den Schredder. Ich ärgere mich noch nicht mal mehr über unsinnige Briefe und Werbung. Für dickere Kaliber steht ein Abfallkorb direkt unter dem Briefkasten - Kataloge und Müllzeugs sofort da rein ins Altpapier.
Für das sofort Digitalisierte Papierordner anlegen wo - je nach Vorgang und Aufbewahrungsfrist drauf steht: "Prüfen am" - da wird durchgeschaut ob es schon vernichtet werden kann, oder ob auch noch was wichtiges für Langfrist-Archivierung dabei ist. Und dann noch ein zweites Datum mit "Vernichten am". An dem Tag muss es dann gnadenlos weg und wenn ich vorher keine Zeit hatte, es zu prüfen, dann spätestens jetzt. Ich zwinge mich, nix mehr für alle Ewigkeit aufzuheben, es sei denn elektronisches.
So - und mit der Zeit kristallisiert sich nämlich jetzt heraus: Es gibt Dinge, die muss ich gar nicht digitalisieren, weil sie in drei Jahren sowieso vernichtet werden.
Und es gibt Dinge, die wichtig sind und die ich sofort digitalisiere - aber dann mache ich das auch gleich. Tagesaktuell. Und sofort Dateien beschriften und elektronisch ablegen.
Nach einiger Zeit kehrt Ruhe ein.
Keinen Rat geben kann ich für das Ablagesystem, weil ich die Anforderungen des TE nicht kenne.
Bewährt hat sich aber allemal bei JEDER Datei ein vorangestelltes EDV-Datum, also "Jahr-Monat-Tag" - Leerzeichen und danach "von - an - was - evtl. noch Betrag ohne Komma sondern mit Bindestrich" - Abkürzungen nach System - Dateinamen dürfen nicht zu lang werden.
Solche Dateien sortieren sich nämlich in einem Dateiablageordner von selbst nach Datum - und zwar Erstellungsdatum und nicht Scan-Datum.
Tja, das war nun der praktische Teil und meine ureigenen Erfahrungen. Vielleicht ist was nützliches dabei.
Ich bin mir durchaus bewusst, dass es noch einen riesengroßen psychologischen Teil dabei gibt.
Dazu kann und möchte ich nichts sagen. Aber auch da gibt es Helfer und Hilfe. Womöglich auch remote.
Ob ich dazu im vorliegenden Falle geeignet bin, vermag ich nicht einzuschätzen. Ein erstes und womöglich auch schon hilfreiches Telefonat" würde ich noch anbieten.
Plz 26133 Papiere sortieren
