Step-by-Step-Leitfaden für DEINE Junge-Leute-Veranstaltung

Du kennst ja hoffentlich bereits unser Veranstaltungs-Event-Unterforum:
Junge Leute NRW: Events & Veranstaltungen

Wir sind immer froh über neue Veranstaltungen und würden uns darüber freuen, wenn auch Du demnächst Deinen eigenen Stammtisch in Deiner Stadt veranstaltest oder ein anderes Junge-Leute-NRW-Event ausrichtest.

Solltest du noch nicht wissen WIE oder dir das Erstellen einer Veranstaltung zu unübersichtlich ist, dann hilft dir hoffentlich dieser Leitfaden.


Voraussetzungen

Was du/ihr braucht, um einen Stammtisch oder ein anderes Event zu veranstalten sind folgende Eigenschaften:
• Ideen: Eine gute Idee für Event/Datum/Location.
• Spaß: Spaß daran, andere Leute kennen zu lernen
• Kommunikationsfreude: Spaß daran, sich mit anderen zu unterhalten und zu feiern
• Hilfe: Ggf. noch 1-2 Leute, die euch helfen. Das ist aber kein Muss. Zu viele Köche verderben oft den Brei, daher geht es auch gut alleine
• Aktivität: Plus- oder Premium-Mitglied sein, damit ihr Leute werben und ggf. die Teilnehmer anschreiben könnt
• Zuverlässigkeit: Zuverlässig sein (denn nichts ist schlimmer als ein Event, welches der Veranstalter kurzfristig platzen lassen muss)
• Wille: Den Willen, eure Idee umzusetzen und Leute dafür zu begeistern (und nicht zu schnell aufzugeben, falls das erste Event noch nicht ganz so erfolgreich war, wie erhofft. Dran bleiben lohnt )


Vorüberlegungen

Die wichtigsten Schritte kommen vor der Erstellung einer Veranstaltung. Du musst dir Gedanken zu folgenden Punkten machen:

1. Was für eine Veranstaltung möchtest du ausrichten?

Überleg dir zuerst, für was für einen Anlass du eine Veranstaltung erstellen möchtest (z.B. Stammtisch, erotischer Abend, gemeinsamer Event-Besuch, o.ä.) und für welches Publikum du diese planst (in dieser Gruppe sollte das Zielpublikum bei 18-35 Jahren liegen, denkbar sind aber auch reine Paar-/Frauen-/Männerveranstaltungen o.ä.).

2. Welche Location kommt dafür infrage?

Such dir eine Location aus, die für das Event geeignet ist. Gut eignen sich Locations, die keinen oder geringen Eintritt kosten und die keine Kleidervorschriften machen. So schließt du möglichst wenige Leute aus. Ein Locationwechsel (eine Location zum Kennenlernen und eine Location zum Feiern) kann sinnvoll sein, ist aber kein Muss. Mehrere Wechsel können für Gruppen, die sich noch nicht kennen auch eher abschreckend wirken.

3. Welcher Termin passt am besten?

Für Stammtische haben sich Samstagabende bewährt, aber je nach Event können natürlich auch ganz andere Tage ideal sein. Der Termin sollte natürlich ebenfalls möglichst vielen Leuten ein Kommen ermöglichen. Erstelle die Veranstaltung nicht zu knapp, damit genug Leute auf das Event aufmerksam werden und nicht zu weit im Voraus, da dann viele Leute dazu neigen, ihre Zusage wieder zu vergessen. Für den Kölner-Stammtisch haben sich hier 3 Wochen als guter Zeitraum herausgestellt.


Step-by-step-Leitfaden

Sobald diese Punkte klar sind, kannst du die Veranstaltung erstellen. Dazu gehst du folgendermaßen vor (Beispiel anhand meines Kölner Stammtisches):

1. Gehe auf Meine Veranstaltungen

2. Klicke auf den roten Button "+ Neue Veranstaltung eintragen"

3. Fülle das Veranstaltungsformular aus (Beispieltexte entsprechend des Events, bzw. entsprechend deiner Stadt anpassen):
• Name: Junge Leute NRW in Köln

• Untertitel: 6. Kölner Stammtisch der "Junge Leute NRW"-Gruppe

• Kurzbeschreibung: DAS Treffen für alle jungen Leute in Köln zum gemeinsamen Kennenlernen und Feiern.

Neue Teilnehmer sind herzlich willkommen!

Hinweis: Bei mindestens einem der oben genannten Punkte sollte der Bezug zur Gruppe Junge Leute NRW deutlich werden, damit die Joyclub-Admins die Veranstaltung mit der Gruppe verknüpfen können.

• Kategorie: Wähle hier die entsprechende Kategorie, wie bspw. Usertreffen für einen Stammtisch. Wähle in jedem Fall einen Punkt unter "Im öffentlichen Veranstaltungskalender".

• Anmeldung: Hier empfiehlt sich "Anmeldungen müssen erst bestätigt werden" zu wählen, damit du Kontrolle über die Anmeldungen hast.

• Wann?: Wähle hier Datum und Uhrzeit für das Treffen.

• Wo?: Trage hier die Adresse der Location ein, damit Ortsunkundige euch finden.

• Beschreibung: Versuche hier die Veranstaltung möglichst gut zu beschreiben. Wie das aussehen kann, siehst du hier:
Junge Leute NRW in Köln

• Bild/Bilderserie: Falls du ein passendes Logo hast oder entwerfen willst, kannst du dieses hier hochladen (ist auch später noch ergänzbar).

• Zielgruppe: Beschreibe hier, für welche Zielgruppe das Event gedacht ist.

• Dresscode: Schreibe hier etwas dazu, wie die Leute sich kleiden sollen (kann von der Location abhängig sein!).

• Preise: Im Normalfall wird dein Event kostenlos sein (Eintrittspreise von Locations haben hier nichts verloren, es sei denn, du mietest selber eine Location und legst die Kosten um. Trage hier allerdings jeweils 0,01 € als "Normalpreis" und 0,00 € als "Preis mit JOYclub-Rabatt".

• Infos zur Anmeldung und den Preisen: Hier kannst du auf mögliche Eintrittspreise bei Locations etc. hinweisen.

• Infos für angemeldete Gäste: Diese Info bekommt jeder User, dessen Anmeldung freigeschaltet wird, per Mail. Hier kannst du einen genauen Treffpunkt beschreiben, deine Kontakt-Telefonnummer angeben (hier hat sich eine Prepaid-Zweitnummer auf Zweithandy bewährt; ist aber kein muss) und andere wichtige Details erläutern.

4. Klicke auf den roten Button "Veranstaltung speichern".

5. Sobald du die Veranstaltung erstellt hast, wird diese geprüft und in der Regel innerhalb eines Tages freigeschaltet (sowie hoffentlich mit der Gruppe verknüpft". Ab dann ist eine Anmeldung möglich. Du kannst sie auch danach jederzeit noch editieren und anpassen sowie die Anmeldungen freischalten und verwalten: Meine Veranstaltungen

Dort lässt sich auch ein Newsletter an die angemeldeten User versenden (vorher kann man diese filtern!).


Und ein paar abschließende Hinweise

• Du darfst dir Ideen gerne bei den bereits bestehenden Events holen, z.B. hier Junge Leute NRW in Köln

• Sende etwa eine Woche vor dem Event einen Newsletter an alle freigeschalteten User (Filter!), in welchem du darum bittest, die Anmeldung nocheinmal zu bestätigen.

• Rechne damit, dass bei einem ersten Treffen nicht allzu vile Leute kommen werden. Mit der Zeit (sofern es den Leuten gefällt), werden es aber immer mehr. Dran bleiben lohnt sich also! Wichtig ist dabei auch...

• ...dass du viel Werbung machst. Dazu gehört vor allem, gezielt User aus der Umgebung, die für das Event infrage kommen, anschreibst und für dein Event wirbst. Bei den meisten Events werden sich deutlich mehr Männer anmelden, daher reicht es meist, das Werben auf Frauen und Paare zu beschränken. Die Männer kommen dann von selbst Hier kommt es natürlich stark darauf an, was für ein Event mit welcher Zielgruppe du ausrichten möchtest.

• Wenn du noch Fragen hast oder Hilfe brauchst, schreib mich an bzw. poste hier. Gleiches gilt, wenn du noch Verbesserungsvorschläge hast/Fehler findest.