Veranstaltungen mit Vorkasse

machen wir inzwischen sogar bei unseren Kegelabenden.

Wenn die Vorkasse bis zu einem bestimmten Termin nicht da ist von den Teilnehmern, dann gibt es eine Erinnerung mit Frist und wenn dann nichts kommt, stornieren wir die Teilnehmer.

Anmietung für Lokal oder anderes hatten wir bislang nicht. Ein Extra-Konto haben wir auch nicht angelegt.

LG angie von anri

handhabe das so, das ich wenn ich Vorkasse nehme, eine Frist setze bis wann der Betrag das sein soll.
10 - 14 Tage vor dieser Frist werden alle ( per Newsletter ) die noch nicht bezahlt haben noch mal höfflich erinnert. Sollte trotzdem jemand nicht rechtzeitig bis zur Frist bezahlt haben, oder sich bei mir gemeldet haben, werden die Anmeldung storniert um eventuell Leute auf der Warteliste nachrücken zu lassen.

Der eingezahlte Betrag wird auf ein Tagesgeldkonto gezahlt. Ebenso wird eine Frist gesetzt ab welchen Zeitraum der eingezahlte Betrag nicht mehr zurücküberwiesen werden kann, das diese Anmeldung Aufgrund Unkosten ( ANmietung von Schiff, Bus oder Location ) schon eingeplant b.z.w gebucht wurde.

Ich hatte bisher noch keine Probleme mit diesem Verfahren. Ich achte aber darauf, das an jede gesetzte Frist vorher die entsprechenden Anmeldungen erinnere.

LG
ANdreas

darf ich mal nachfragen

Tagesgeldkonto.. ? Ist sicherlich ähnlich wie ein Vereins_ oder Klassenfahrtkonto ?
Nur für eine zeitlich begrenzte Veranstaltung eingerichtet ?

Und wenn ihr trotz aller Frist und Anschreiben immer noch nicht die erwünschten Teilnehmer erreicht habt. wie geht ihr damit um ?

Persönlich muss ich sagen, das ich es bisher auch immer so gemacht habe.. aber aus diesem Grund auch schon manchmal etwas absagen musste und dann halt zurückgezhalt habe an die Vorkassen Gäste.

Das Tagesgeldkonto war bei meinem Girokonto dabei. Da kann ich nur Geld aufs oder vom Girokonto buchen. Das heist der Beitrag wird aufs normale Girokonto bezahlt, von dem ich es dann aufs Tagesgeldkonto umbuche. Das bringt mir die Sicherheit, das ich an die Beiträge nicht aus versehen dran gehe.
Ich bin noch nicht in der Situation gekommen, das ich trotz aller Fristen die gewünschten oder benötigten Teilnehmer nicht erreicht habe. Bisher hatten meine Events immer eine Warteliste oder es war egal ob nur 3 oder 30 Teilnehmer mitgewirkt haben.

LG
Andreas

Uns ist das mit Vorkasse zu kompliziert. Da werden Leute krank und fragen an, ob sie ihr Geld wieder zurück bekommen, es gibt Rückfragen, da Leute die IBAN nicht korrekt übertragen haben, etc.

Daher legen wir das Geld einfach vor. Bei den öffentlichen Veranstaltungen die wir machen ist das kein Problem, da es sich nur um Beträge im Bereich von ca. 50 Euro geht. Da bleibt man auch nicht darauf sitzen.

Wenn wir größere Veranstaltungen machen z. B. mit Anmietung von Ferienhäusern, dann machen wir das nur im Freundeskreis, dann wissen wir, dass wir auch da das Geld bekommen.

Also wir bevorzugen es die Kosten niedrig zu halten da wir die Vermieter unserer Lokations meist gut kennen besteht da auch niemand auf Vorkasse und wenn wir tatsächlich mal was in den Sand setzen was bisher nicht passiert ist dann haben wir halt Pech gehabt.Vorkasse macht letztendlich nur mehr Arbeit. Wir machen unsere Veranstaltungen aus Spass und wo Arbeit anfängt hört der Spaß üblicherweise auf.

Ich habe von meinem normalen Giro-Konto ein Unterkonto angelegt, was in der Regel, bis auf eine Zahl, dieselbe Kontonummer hat, wie mein privates Giro-Konto.

Da auch dort extra Gebühren anfallen, berechne ich bei der Vorkasse immer ca. 1 Euro dazu, damit diese Gebühren nicht an MIR kleben bleiben.

Für die Veranstaltung frei geschaltet werden die Gäste erst, wenn die Überweisung eingegangen ist, was ich aber auch vorher bekannt gebe.

Ich hoffe, ich konnte helfen.

Wenn ich größere Events plane, die mit größeren Kosten oder Anmietungen verbunden sind, erhebe ich auch Vorkasse.

Im veranstaltungstext wird dann schon klar definiert, bis wann die Zahlungen geleistet werden müssen und bis zu welchem Zeitpunkt eine kostenlose Stornierung möglich ist, bzw. bis zu welchem Zeitpunkt die Teilnehmer ihr Geld zurückerhalten, wenn sie stornieren müssen.
Dieser Zeitpunkt ist in der Regel der Moment, an dem auch ich von meiner gebuchten Leistung (Hotel, Location, Bus) auch nicht mehr zurücktreten kann.

Gehen Zahlungen nicht fristgerecht ein, schicke ich eine vorgefertigte Erinnerung (über die Newsletterfunktion "Clubmail an alle Gäste", gefiltert nach "Nicht bezahlt").
Kommt da nach einer Frist keine Zahlung, storniere ich diese Leute.

Mit Rückzahlungen, bzw. mit fehlerhaften IBAN-Nummern habe ich keine Probleme, die werden mir ja mit der Zahlung übermittelt.

Ich nutze dafür ein Extrakonto, ein Onlinekonto, welches keine Gebühren für Transaktionen erhebt, so muss ich solche Kosten auch nicht umlegen.
Ich will einfach nicht, dass sich meine "privaten" Kontobewegungen mit denen des JC mischen.

Am meisten Arbeit macht das interne Verbuchen der Zahlungen, gerade dann, wenn ich mehrere Events mit Vorkasse laufen habe (im Moment sind es vier Stück).
Denn ich muss ja erfassen, welcher User für welches Event gezahlt hat.

Probleme hatte ich bislang noch nie, meine "Buchführung" stimmte immer mit meinem Konto überein, Fehl- oder Falschbuchungen gab es auchnoch nie.

Auch, wenn ich sonst nicht so ein Junkie von Werbeslogans bin, hat es sich bei uns tatsächlich bewährt. Für Notfälle - so 5% unserer Gäste gaben an kein Paypal zu haben - habe ich auch ein Tagesgeldkonto eingerichtet. Es ist allerdings nicht ganz richtig, dass man nur vom Girokonto darauf zahlen kann. Meine Tagesgeldkonten haben eine ganz normale Konto-/IBAN-Nummer, so dass ich sie den Teilnehmern mitteilen kann und die direkt auf das TG-Konto überweisen (ist halt besser für die Übersichtlichkeit und das Geld ist immer auf einem separaten Konto). Aber das Einfachste ist tatsächlich - ich musste da auch erst von einem Mitorganisator überzeugt werden - Paypal. Überweisung erfolgt in Echtzeit, es fallen keine Gebühren (wenn als "Freunde & Familie" überwiesen wird) an, es müssen keine aufwendigen Bankverbindungen ausgetauscht werden (eMail-Adresse reicht), funktioniert auch international (ohne Gebühren und in Echtzeit). Also dahingehend hat es für uns tatsächlich nur Vorteile.

Bei der ersten Party haben wir noch eine Anzahlung von 50% verlangt, bei der zweiten sind wir dazu übergegangen, den kompletten Betrag im Vorfeld online zu verlangen, einfach um abends nicht mit Bargeld hantieren zu müssen. Es gibt dann immer Kurzentschlossene, die dann doch bar bezahlen... haben wir beim letzten Mal als "Ausnahme" noch gemacht, wollen wir aber auch von weg.

Größeres Problem: Wir haben versucht durch "Early Bird"-Tickets die Teilnehmer zu einer rechtzeitigen Anmeldung zu disziplinieren, um damit auch Planungssicherheit zu schaffen - totale Fehlanzeige. Obwohl wir bei der letzten Party die Preise in den letzten Tagen schon unverschämt angezogen haben, um damit kurzfristige Teilnahmen zu vermeiden haben sich rund 2/3 der Gäste in den letzten 48 Stunden angemeldet (was bei uns zu ungewollten Überschüssen führte, weil wir überhaupt nicht mit den "Abendkassenpreisen" kalkuliert hatten).

In Zukunft fügen wir uns dem, subventionieren mit den Überschüssen vom letzten Mal die kommende Party, halbieren die Preise wieder annähernd (verglichen mit den Abendkassenpreisen beim letzten Mal) und verzichten auf "Early Bird"-Rabatte und zittern halt bis zuletzt, wie viele sich anmelden... Ich hoffe, dass mit fortschreitender Organisation/Bekanntheit ein so stabiler privater Zirkel entsteht, dass man einfach so im Vorfeld abschätzen kann, wer kommt.

sie schreibt

...haben ja nur unsere eine Veranstaltung. Da die Location inkl. Getränke und einem Großteil des Essens über den Verwalter der Location laufen, gibt es bei uns Vorkasse direkt an diesen.
Stornos mit "Geld zurück" schließen wir von vorn herein aus und auch wenn das uU einige abschreckt, ist das für uns die sicherste Methode kostendeckend und ohne großes hin und her zu arbeiten.
Bisher fahren wir damit ganz gut und das wir nicht die benötigte Teilnehmerzahl zusammen bekamen hatten wir noch nicht.

LG